Dirección del Proyecto

El Plan de Dirección del Proyecto o Alicia en el País de las Maravillas

Conversación de Alicia y el Minino de Cheshire del cuento:

Minino de Cheshire, ¿Podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?

-Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar - dijo el Gato.

-No me importa mucho el sitio... -dijo Alicia.

-Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes - dijo el Gato.

- ... siempre que llegue a alguna parte - añadió Alicia como explicación.

- ¡Oh, siempre llegarás a alguna parte - aseguró el Gato -, si caminas lo suficiente!

El Plan de Dirección de Proyectos (de acuerdo al PMI), es el documento que guía la ejecución, el seguimiento y control y el cierre del proyecto. En pocas palabras, en ese plan establecemos a dónde queremos llegar y cómo le haremos para llegar.

En cualquier caso, debemos realizar un plan para llegar a algún punto, lo importante es que tengamos claro a dónde queremos ir.

A lo largo de mi experiencia como Director de Proyectos, me ha tocado vivir esta pequeña parte de la conversación entre Alicia y el gato; recuerdo un proyecto que estaba en una situación crítica (6 meses de retraso), y no teníamos claro cómo salir del problema, pero ahora me doy cuenta que más que no tener claro cómo salir del problema, ni siquiera teníamos claro a dónde debíamos llegar, por lo mismo no importaba el camino que tomáramos, no llegábamos a ningún lado.

Como Directores, esto nos pasa con nuestros equipos de trabajo, en gran medida, la función que tienen nuestros equipos de trabajo es decirnos qué caminos alternativos podemos seguir, pero para que esos caminos tengan sentido, debemos ser capaces de transmitirles una visión clara de a dónde queremos llegar. Para eso nos sirven documentos clave como son el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) y el Plan de Dirección del Proyecto (Project Plan), de acuerdo con el PMBoK Guide del PMI.

Ahora, también tengamos presente las últimas dos líneas de la conversación de Alicia con el gato:

- ... siempre que llegue a alguna parte - añadió Alicia como explicación.

- ¡Oh, siempre llegarás a alguna parte - aseguró el Gato -, si caminas lo suficiente!

Siempre llegaremos a algún lado si caminamos lo suficiente…! lo único malo es que en los proyectos el presupuesto es restringido (finito) y se nos puede acabar a medio camino sin haber llegado a algún lado.

Project Manager

La Comunicación de un Project Manager

Estaba sentado en mi oficina, Ezequiel frente a mí viéndome y tomando sus notas, como desde un tiempo para acá lo hacía cada vez que nos reuníamos para revisar sus avances, pendientes y próximas tareas. Yo le explicaba detalles sobre el reporte que debía entregarme, de la importancia que tenía y cómo este reporte nos ayudaría a preparar un resumen ejecutivo para nuestro cliente al final del proyecto. Como le comenté en esa ocasión a Ezequiel, es muy importante que entreguemos el máximo valor posible a nuestros clientes.

Pasados 10 minutos de la reunión, percibí en Ezequiel una mirada perdida, y en ese momento me dí cuenta que estábamos en canales muy distintos, situación que se venía presentando de manera recurrente.

Hacía algunos meses, le había recomendado a Ezequiel que para las reuniones que teníamos se apoyará de un cuaderno para tomar notas de las tareas a realizar y las prioridades que asignábamos a las mismas, después de todo le dije, la memoria puede fallarnos y es mejor que la información quedé almacenada en un medio no tan volátil. No es conveniente que pidas prestada una hoja y pluma para tomar tus notas cada vez que llegas a una oficina ten en cuenta que la comunicación (que es una habilidad interpersonal o Soft Skill) es responsabilidad de ambos. Yo tengo la responsabilidad de transmitirte la idea claramente, y tu de asegurarte que tienes entendidos y registrados los detalles de los puntos que estamos revisando.

En aquel entonces pensé, ya aprenderá, y voy a asegurarme de hacerle recomendaciones y no desesperarme por lo que en un principio consideré una falta de sentido común, si vas a una reunión, es indispensable llevar un cuaderno para tomar notas de lo que ahí se discuta o acuerde. Y realmente Ezequiel escuchó mi sugerencia, pues a partir de ahí siempre llevaba su cuaderno a las reuniones y tomaba nota de todo.

Pues bien, en aquel momento de la reunión de los ojos perdidos, pensé, ¿Qué está mal, Ezequiel? ¿Soy yo que no estoy siendo claro? ¿O de plano estamos en canales totalmente diferentes?

Después de todo, recuerdo que había intentado ser muy claro cuando le pedí a Ezequiel el reporte, dije “Te pido que para mañana antes de las 14:00 horas me entregues el reporte de incidencias del sistema. ¿Tienes alguna duda?” Y contestó ninguna, está claro.

Ya en otras ocasiones le había dicho, espera… antes de tomar notas prefiero que me escuches para que quede claro cuál es el propósito de lo que te estoy pidiendo, si lo tenemos claro será más fácil que realices la tarea, y si no lo vuelvo a explicar.

Debo decirles que, en las empresas existen profesionales con estudios de maestría, a veces con poca experiencia, pero muy responsables, como el caso de Ezequiel; sin embargo, me parece que algo que se está presentando en las empresas, es la carencia de buenas habilidades interpersonales (soft skills), y es con mayor frecuencia de lo que imaginamos.

Ya lo he comentado con varios colegas, en las empresas muchas veces hay personas con excelente conocimiento técnico, pero que carecen de buenas habilidades interpersonales.

Me queda claro que para que la comunicación sea efectiva debemos asegurarnos de tener contemplados varios aspectos, pero algunos puntos básicos en mi opinión son:

Del emisor: Interés en que se entienda lo que queremos decir.

Del receptor: Interés en querer escuchar o entender lo que nos dicen.

Del emisor y receptor: Escuchar a través de los ojos.

Incluso, en lo que a Dirección de Proyectos se refiere, el PMI® (Project Management Institute) reconoce en su libro “Marco de Desarrollo de Competencias para el Director de Proyectos”, la importancia fundamental de competencias personales como: Comunicación, liderazgo, efectividad, o profesionalismo.

No por nada, en una encuesta realizada en 2010 a Directores de varias empresas, la respuesta a la pregunta ¿Cuál es la habilidad interpersonal que más valora en sus colaboradores?

Fue: C O M U N I C A C I Ó N !!

En otra ocasión platicaré de otras historias similares, en las que me he dado cuenta de lo importante que son otras habilidades interpersonales como el liderazgo, trabajo en equipo, negociación, solución de conflictos, sin embargo en cualquiera de estas sigue siendo la Comunicación la que sale a relucir en cualquiera de los casos que haya vivido a lo largo de mi experiencia.